Bij de meeste bedrijven kunnen werknemers gebruik maken van internet en e-mail. In veel gevallen is dat ook voor hun werkzaamheden noodzakelijk. Toch moet u zich ook realiseren dat er aan het toegang geven tot internet en e-mail ook gevaren kunnen kleven. Denk bijvoorbeeld aan het (veelal onbewust) binnen halen van virussen. En aan het gebruik van internet en e-mail onder werktijd voor privé-doeleinden. Een duidelijk internetbeleid en e-mailbeleid verkleint de risico’s en gevaren van internet op de werkvloer en voorkomt scheve gezichten.

U kunt zelf heel makkelijk een internet- en e-mail beleid opstellen door u zich de volgende vragen te stellen:

1. Wanneer is het acceptabel dat werknemers internet en e-mail voor privé-doeleinden gebruiken?


2. Welke informatie mag wel en niet bekeken worden op internet? Bijvoorbeeld een verbod op het bekijken van pornografisch materiaal of het bezoeken van goksites of spelletjessites.


3. Mogen werknemers wel of niet softwareprogramma’s downloaden en/of installeren? Het is overigens meestal af te raden om werknemers software te laten downloaden en installeren.


4. Moeten werknemers een disclaimer onder e-mails plaatsen?


5. Wanneer is goedkeuring voor het versturen van een e-mail nodig?


6. Mag het zakelijke e-mailadres gebruikt worden voor privé-doeleinden?


7. Hoe moet worden omgegaan met vertrouwelijke informatie in e-mails? Hiervoor kan bijvoorbeeld gebruikgemaakt worden van encryptie of een andere vorm van beveiliging of authenticatie, zoals de elektronische handtekening.


8. Hoe wordt toegezien op naleving van regels en afspraken?


9. Welke gevolgen heeft het niet naleven van de regels en afspraken?


10. Wanneer mag er reclame worden verstuurd via de e-mail?